Lidé si během pandemie covidu zvykli fungovat převážně z domova. Do kanceláří se jich sice po opadnutí nákazy většina vrátila, ale jen na část týdne. U firem, jejichž zaměření to dovoluje, tak lidé zůstávají obvykle dva až tři dny na home officu.
"Neočekávám, že by se návštěvnost kanceláří vrátila na stejnou úroveň jako před pandemií," říká Radka Novak, vedoucí regionálního týmu pronájmu kancelářských prostor společnosti Cushman & Wakefield. Podle Martina Mala, ředitele personální agentury Grafton Recruiment, dnes už nepovažují zaměstnanci home office za benefit, ale za standard. "Ve flexibilitě by chtěli jít ještě dál, chtěli by pracovat kdykoliv a odkudkoliv, třeba i ze zahraničí," dodává.
To se ale příliš nelíbí firmám. Proto lákají zaměstnance do zrekonstruovaných kanceláří, které často připomínají spíš zábavní a relaxační centrum. K tomuto vývoji dochází prakticky po celém světě. Zaměstnanci přesto nechtějí přijít o výhodu flexibilní pracovní doby. Administrativní zóny, které bývají nejvíc v širších centrech metropolí, proto prořídly.
Zároveň se v těchto oblastech méně než před pandemií nakupuje, ale také bydlí. Lidé, kteří se za covidu odstěhovali na okraje aglomerací nebo na venkov, se rovněž nevrací v plné míře. Vyhovují jim větší možnosti práce z domova bez každodenního dojíždění. Majitelé komerčních budov v metropolích se tak potýkají s otázkou, jak změnit administrativní a obchodní zóny v širších centrech měst, aby do nich zase nalákali dost lidí.
Kanceláře se nestaví
V roce 2019 bylo podle průzkumu realitní poradenské společnosti Savills v Evropě fyzicky obsazeno v průměru 70 procent kancelářských ploch. Během pandemie covidu toto číslo dramaticky kleslo, loni a letos se opět zvýšilo. Návštěvnost kanceláří v Evropě ale zůstává oproti předpandemickým rokům o více než pětinu nižší.
V Praze, kde je zdaleka nejvíc administrativních prostor z celého Česka, jsou nyní podle Savills kancelářské stoly fyzicky obsazené z 54 procent. "Za posledních pár let se na pracovištích udála doslova revoluce. Home office se stal v mnoha firmách samozřejmostí a podle našich průzkumů nejčastěji lidé pracují v hybridním režimu, kdy do práce docházejí dva nebo tři dny v týdnu a zbytek pracují odjinud," řekla Martina Machová, personální ředitelka Sodexo Benefity.
V Česku je podle Radky Novak hybridní způsob práce běžnější u zahraničních firem s více než 50 zaměstnanci, ale i menší české společnosti ponechávají pracovní režim hodně volný. Oproti roku 2019, před začátkem pandemie, se tak výrazně zvýšil podíl nepronajatých kanceláří a naopak pokleslo tempo ročního přísunu nových administrativních ploch zhruba o dvě třetiny.
Realitní investoři jsou kvůli změnám pracovního režimu opatrní, spíše dokončovali rozestavěné projekty a do nových se nehrnou. Podle dat sdružení Prague Research Forum dokonce za posledních 12 měsíců v Praze nezačala žádná výstavba nové nájemní kancelářské budovy a za poslední čtvrtletí nebyla dokončena ani žádná dříve zahájená stavba.
Množství nově pronajatých kanceláří zůstalo i během pandemie vcelku vysoké, protože se firmy snažily zbavit příliš velkých, ale řídce obývaných kanceláří, přecházely do menších nebo části svých prostor přenechávaly jiným společnostem.
Své kanceláře zmenšila například banka HSBC. "Pandemie rozhodně změnila vnímání home office režimu a jeho využívání v naší společnosti. Naši zaměstnanci mají možnost využívat home office ve velkém i nadále a požadujeme jen omezený počet dní v měsíci, které je potřeba strávit v kanceláři," uvedla provozní ředitelka společnosti Milada Klubalová.
Nárůst trávení pracovní doby mimo kanceláře ale nejprve vyvolal velké obavy ze snížení produktivity. To se však podle oslovených firem obvykle nepotvrdilo. "Zaměstnanci jsou podle našich statistik v kanceláři a na home officu podobně produktivní, doma je produktivita jen lehce nižší," uvedl Lukáš Kučera, provozní ředitel IT firmy Xevos Solutions. Naopak Kubalová říká, že jsou lidé pracující z domova produktivnější díky tomu, že rozhodují o využití svého času během celého dne.
Firmy tak až na výjimky nevyužívají speciální "hlídací" software, který by sledoval aktivitu zaměstnanců. "Pro nás jsou důležité výsledky. Zaměstnanci mají jasně nastavené cíle, úkoly a projekty, na kterých pracují. Kontrolujeme stav plnění cílů, jiné nástroje nevyužíváme. Nevnímáme, že by zaměstnanci home office jakkoli zneužívali," říká Michala Raganová, HR manažerka společnosti Zeelandia, která dodává suroviny pro pekaře a cukráře.
Nastavení hybridního pracovního režimu na dny v kanceláři a jinde firmy obvykle nenařizují centrálně. "Je na zodpovědnosti manažera každého oddělení, jak práci ve svém týmu rozvrhne," říká personální manažerka softwarové firmy Algotech Jitka Kalenská.
Bez vlastního stolu
Proměna obvyklého režimu práce ovlivnila také fungování a design kanceláří. V pojišťovně Uniqa pracovali lidé během covidu z domova z 90 procent a po skončení restrikcí zde hybridní model organizace práce zůstal. Kdo jde do kanceláře, musí si stůl i parkování zarezervovat. "Na pracovištích je strategie čistého stolu, aby mohl kdokoli z kolegů přijít, připojit se a pracovat. Každý z nás má uzamykatelný box a případně kontejner na dokumenty a potřeby. Kanceláře se nezamykají, jsou kdykoliv přístupné," popisuje mluvčí pojišťovny Eva Svobodová.
Tento systém sdílených pracovních stolů, kdy se na jednom pracovním místě střídá více lidí, se stává běžnou součástí kancelářské práce. Využívá ho i softwarová firma Seyfor. "Rozdělili jsme se na ty, kteří chodí každý den do práce a mají pevné pracovní místo, a na ty, kteří chodí občas a mají místo sdílené," říká marketingový ředitel Daniel Šturm.
Ne všem ale sdílená pracovní místa vyhovují. "Ten systém nemám rád, nemít ani svůj stoleček v kanceláři považuji za takové malé peklo," říká Peter Vavrda, ředitel výrobce tepelných izolačních nátěrů Alpha Czech. I proto firmy investují do lepšího vybavení sdílených pracovních míst. Podle průzkumu realitně poradenské společnosti Colliers je to asi o polovinu víc než do tradičních kanceláří.
Například se častěji využívají polohovatelné stoly, ergonomické židle, kvalitnější osvětlení nebo se více investuje do zeleně. Navíc firmy pro tato místa vymezují větší plochu než pro běžné pracoviště určené pro jednoho člověka. Vzhledem ke sdílení prostoru více lidmi ale při přepočtu na jednoho zaměstnance ušetří jak plochu, tak na vybavení. "Nemusí to však nutně znamenat zmenšení celkových prostor, neboť zároveň musí vzniknout více místností pro videokonference či telefonních ‚budek‘ a také prostory pro spolupráci týmů," říká Radka Novak z Cushman & Wakefield.
Jak uvádí manažerka Colliers Jana Vlková, zatímco v předpandemických kancelářích bylo 70 procent plochy určeno individuálním pracovním místům a 30 procent zasedacím místnostem a dalším prostorám, dnes se poměr prakticky obrátil. Kolem dvou třetin je obvykle určeno pro porady, budky pro telefonování a videohovory, stravování nebo relaxační části.
Podle Radka Procházky, jednatele poradenské firmy Prochazka & Partners, vznikají v kancelářích často kavárny, místnosti připomínající obývák nebo prostory pro jógu či meditaci. A nechybí v nich ani služby pro zaměstnance. Například dodavatel do automobilového průmyslu Continental Automotive loni otevřel v Brandýse nad Labem novou administrativní budovu, v níž je také dětský koutek nebo fyziocentrum.
Změny uspořádání a designu kanceláří nesouvisí jen se změnou pracovního režimu. "Zaměstnavatelé se snaží přilákat své zaměstnance zpět do kanceláří," říká Kamila Breen, analytička realitně konzultační společnosti iO Partners. Podle Jiřího Halbrštáta, manažera náboru a marketingu personální agentury ManpowerGroup vzniká tlak na větší návrat do kanceláří především kvůli pohodlnosti manažerů, pro které je náročnější řídit týmy na dálku a komplikuje se komunikace v týmech.
Kanceláře se také přestavují proto, aby více vyhovovaly nastupujícím generacím. "Pro mladé lidi už není práce středobod vesmíru tak jako pro starší generace, chtějí mít i jiný důvod, proč jít do práce, než jen finance a úspěchy. Chtějí se v práci bavit a být tam rádi," říká Jana Mastíková, hlavní architektka ateliéru Loxia. A dodává, že se firmy nyní víc soustředí i na pohodlí při práci. "Pro někoho to může představovat pohovka se sklopným stolkem, někdo preferuje práci u baru," popisuje.
Kompletní článek si můžete přečíst v aktuálním vydání týdeníku Ekonom.
