Firmy v České republice musí ze zákona archivovat dokumenty a zachovávat je přístupné někdy až po dobu 30 let. Přitom však stále využívají převážně papírové dokumenty, které nejenže zabírají velké prostory, ale je také potřeba se o ně průběžně starat.
„Často může být náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů, nebo naopak zajistit jejich validitu i po letech. Řešením může být digitální archív, který zajišťuje bezpečné a přehledné ukládání dat a současně zvyšuje efektivitu interních procesů,“ říká Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, jež se na digitalizaci dokumentů a práci s nimi specializuje.
Problematika skladování fyzických dokumentů se řadí k nejčastějším důvodům, proč firmy přecházejí na digitální archív. Velkou úlevu může toto řešení přinést především po finanční stránce, neboť ceny za pronájem nemovitostí v České republice stoupají k rekordním hodnotám. Také náklady na samotný tisk desítek až stovek tisíc dokumentů představují nemalé částky stejně jako výdaje na logistiku.
Digitální archívy fungují na elektronické bázi a nevyžadují fyzický prostor, čímž značně šetří náklady na nájem, regály, elektřinu, logistiku i údržbu prostor. Postupný přechod k digitální archivaci se může jevit jako příliš neefektivní či zdlouhavý, proto ho lze urychlit dodatečnou digitalizací starších fyzických dokumentů. „Nicméně jde o nákladný postup, takže čím dříve firma začne produkovat čistě elektronické dokumenty, tím více ušetří v primárním i sekundárním smyslu,“ upozorňuje Martin Plevka.
Disk není archív
Digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše zálohovat a chránit před ztrátou nebo poškozením. Digitální transformace tak okamžitě snižuje riziko různých komplikací spojených s chybami či poškozením fyzických dat – například v případě požáru. Riziko finančních ztrát spojených s nevratným zničením důležitých dokumentů tak klesá na minimum. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace zůstávají vždy čitelné a přehledné. Archivovat dnes firmy mohou pomocí cloudových aplikací nebo mít archív u sebe na serveru. V obou případech je samozřejmě možné průběžně vytvářet zálohu.
Digitální archivaci však nelze zaměňovat s pouhým uložením na běžné cloudové uložiště, např. Google disk a Dropbox. „To je častý omyl, nicméně je důležité vědět, že legislativně platný digitalizovaný dokument musí být opatřen časovým razítkem, které má ze zákona platnost pouze pět let. Po uplynutí této lhůty musí být jeho validita prodloužena či obnovena tzv. přerazítkováním,“ dodává Martin Plevka.
O to se automaticky postará digitální archív s tzv. aktivní archivační péčí, která udržuje dokumenty platné dle legislativy. Stěžejní je také zabezpečení dokumentů, jež běžná cloudová úložiště nejsou schopna zaručit v takové míře, a mohla by tak být ohrožena citlivá data. Digitální archívy ovšem mají pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávněné osoby a jsou tak dostatečně chráněny. O tom, kdo, kdy a k jakým dokumentům přistupoval, je navíc veden přesný záznam.
Rychlejší vyhledávání a méně rutiny
Jedním z přínosů digitalizace je také odklon od rutinních úkolů zaměstnanců pověřených manipulací s dokumenty, a tím pádem úspora jejich času. Značná flexibilita navíc zajistí i to, že není nutná fyzická přítomnost v kanceláři, stačí možnost on-line přístupu. Například účetní či asistentky mohou pracovat prakticky odkudkoli. Faktury je možné kontrolovat a spravovat on-line, stejně tak je i vyhledávat v archívu. Odpovědní zaměstnanci pak mohou dokumenty schválit a podepsat z pohodlí domova. To společnosti uvítají také v případě, že s dokumentem potřebují pracovat lidé, kteří se nacházejí na odlišných místech. S digitalizací firemních procesů odpadá nutnost fyzického doručení dokumentu všem zúčastněným. Procesy, které dřív trvaly i několik dnů či týdnů, se díky tomu nyní zkrátí na několik hodin, nebo dokonce minut.
Zaměstnavatel tak minimalizací fyzických dokumentů ušetří čas i práci svým zaměstnancům, kteří museli velké množství smluv ručně třídit, potvrzovat, odesílat poštou a archivovat. Způsob digitální organizace rovněž eliminuje riziko ztrát či špatné zařazení dokumentu. Pokud se tyto procesy zrychlí, mohou se zaměstnanci místo rutiny věnovat rozvoji a zlepšování dalších oblastí.
Plně digitální proces
Pro využití všech výhod, jež digitální archív nabízí, je vhodné, aby již na samotném počátku stál digitální formulář. Tak lze obsažené informace dále zpracovávat, zjednodušit navazující kroky a zároveň v maximální míře eliminovat chybovost. „S tím, jak správně vytvořit platný dokument a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoct nejrůznější aplikace a software. Například naše aplikace Sofa zajistí jak úpravu a podpis dokumentu v souladu s platnými předpisy, tak se postará o jejich archivaci,“ uzavírá Martin Plevka.
