Stále více firem se přiklání k využití bezpapírového přístupu k fungování interních procesů...

Jaké jsou dnes podle vás nejdůležitější předpoklady pro správný výběr a kvalitní fungování systému pro správu obsahu?

V prvé řadě je potřeba se na celou problematiku dívat komplexně. Nelze očekávat, že informační systém sám o sobě něco napraví, urychlí zlepší. Informační systémy obecně jsou nástroje, které je potřeba správně navrhnout, vystavět a zejména korektně používat. Informační systém je vždy třeba vnímat nejen jako na soubor informačních technologií, ale nahlížet na něj s ohledem na navázané procesy a lidské zdroje, které s ním pracují. To znamená, že při navrhování a implementaci jakéhokoli informačního systému se musejí brát v úvahu procesy, které má řídit, podporovat, a lidé, kteří budou s informačním systémem v rámci daných procesů pracovat. Bez toho elementárního pochopení nelze očekávat, že informační systém organizaci přinese nějaký užitek.

Jaké jsou v současnosti nejčastější problémy českých firem při implementaci DMS/ECM systému? V jakých krocích dělají nejvíce chyb? A jaký přístup se vám při spolupráci na implementaci nejvíce osvědčil?

Zapomíná se na široký pohled na problematiku oběhu dokumentů ve firmě. Organizace se například rozhodne DMS systémem vyřešit proces zpracování faktur, ale zapomene se na to, že velice podobě je potřeba řešit smlouvy, objednávky, žádosti, dovolené, cestovní příkazy apod. Pak se může lehce stát, že firma provozuje několik velice podobných, ovšem oddělených, DMS, kdy každý z nich řeší pouze jeden konkrétní proces.

Je poptávka po DMS/ECM systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků? Jakých segmentů se to případně týká?

Stále více firem se přiklání k využití paperless přístupu k fungování svých interních procesů. Dle mého názoru je to tím, že si uvědomují možnosti dnešní komunikačně a informačně orientované společnosti a vidí příležitosti v tom, jak různé běžně používané principy využít ve svůj prospěch. Samozřejmě se nedá generalizovat a stále existují a budou existovat organizace, v nichž budou převažovat procesy pracující s papírovými dokumenty. To je ale hudba minulosti a s rozšiřováním, zjednodušováním a „zlidšťováním“ možností, které paperless přístup nabízí, postupně zcela vymizí.

Jaké faktory podle vás nejvíce ovlivňují uživatelskou zkušenost (user experience) u ECM/DMS systémů (ať už pozitivně či negativně) a potažmo mají největší vliv na produktivitu uživatelů (ať už kladný nebo záporný)? Co v tomto směru nabízí vaše řešení?

Faktorů je celá řada, od těch, s nimiž uživatel běžně nepřijde do styku – podkladové technologie a provozní infrastruktura, přes samotné grafické rozhraní daného systému, kde uživatelé skutečně pracují, až po správnost namodelovaného firemního procesu, který se v daném informačním systému vykonává. Každý z těchto faktorů může uživatelskou spokojenost ovlivňovat negativně, těžko budou zaměstnanci spokojeni se systémem, který je „pomalý“, jehož grafické rozhraní je nepřehledné, který nenabízí požadované funkce a části procesu se musí řešit mimo systém. Jak už bylo zmíněno výše, je potřeba problém řešený informačním systémem vnímat komplexně, v celé jeho šíři.

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

V našem případě se dá uvést příklad pojišťovny Kooperativa, která v původním záměru počítala s nákupem DMS řešení pouze pro využití jako přístupovému bodu k úložištím elektronického obsahu. V rámci analýz a samotného implementačního projektu si správně uvědomila výhody plynoucí ze synergie i dalších částí paperless infrastruktury zejména v podobě elektronického podepisování a pečetění a s tím související správou kryptografických klíčů a důvěryhodné archivace. Dnes Kooperativa na základě pozitivních zkušeností rozšiřuje paperless přístup do dalších a dalších procesů, o nichž se v úvodních fázích neuvažovalo, že by byly do projektu zahrnuty.