S přihlédnutím k novým pravomocem finanční správy a nedávnému rozhodnutí nejvyššího správního soudu bychom rádi shrnuli povinnosti, jež z provozu motorových vozidel, která podnikatelské subjekty využívají ke své ekonomické činnosti, vyplývají.
Finanční správa a stanice technické kontroly
Bez významného povšimnutí veřejnosti prošla novela zákona o provozu na pozemních komunikacích umožňující finanční správě vstupovat online do databáze s daty z technických kontrol vozidel. Za těchto okolností půjde především získat stav najetých kilometrů, který je při každé kontrole na STK zaznamenáván, a tuto hodnotu porovnat s údaji, které podnikatel uvádí v knize jízd, resp. jiné odpovídající evidenci.
Finanční správa v této souvislosti uvádí, že údaje uvedené v knize jízd často výrazně nekorespondují se skutečností. Jako exemplární nesoulad je uváděn příklad podnikatele, který v knize jízd vykázal více než 100 000 najetých kilometrů, ačkoli se podle ověřených záznamů s vozidlem najelo toliko 17 000 km.
Přípustnost použití policejních kamerových záznamů
V minulých dnech projednával nejvyšší správní soud odvolání soukromého zemědělce VH proti rozhodnutí Odvolacího finančního ředitelství Brno, které potvrdilo zamítnutí odvolání proti rozsudku Krajského soudu v Ústí nad Labem, podle nějž byl podnikateli zamítnut nárok na odpočet DPH při pořízení osobního motorového vozidla Mercedes-Benz ve výši cca 250 tis. Kč.
Podnikatel podal dodatečné přiznání k DPH, v němž nárokoval odpočet DPH ve výše uvedené částce. Finančnímu úřadu vznikly určité pochybnosti a vyzval podnikatele k předložení důkazů, které by ho k nároku na odpočet DPH opravňovaly.
Podnikatel předložil správci daně knihu jízd realizovaných předmětným vozidlem pro ekonomické účely, ale tyto údaje se finančnímu úřadu jevily jako nevěrohodné, a tak požádal Policii ČR o to, aby pohyb uvedeného vozidla vyhledala na kamerových záznamech na sjezdech a výjezdech u dálnice D8 a u ostatních dálnic v okolí Prahy.
Při porovnání údajů v knize jízd s kamerovými záznamy bylo pak například zjištěno, že v den, kdy měl být podnikatel podle knihy jízd na pozemcích na Teplicku, směřoval na Prahu a dále pak na Brno, nebo v den, kdy měl podle knihy jízd cestovat do Ústí nad Labem na pracoviště ministerstva zemědělství, bylo vozidlo podstatnou část dne v Praze.
Dále si finanční úřad vyžádal informaci od prodejce vozidla, kdy bylo toto podnikateli předáno do užívání, a zjistil, že je kniha jízd vedena o 10 dnů dříve, než bylo vozidlo podnikateli fyzicky předáno.
Na základě výše uvedených nejasností v knize jízd finanční úřad nárok na odpočet DPH zamítl s tím, že bylo jasně prokázáno, že nebylo vozidlo používáno výlučně pro ekonomické účely.
Podnikatel v žalobě poukazoval na to, že byly kamerové záznamy pořízeny v rozporu se zákonem, že nebyl správce daně oprávněn si záznamy z dohledových kamer u policie vyžádat, a že se rozpory mezi knihou jízd a kamerovými záznamy týkají jen velmi úzkého počtu najetých kilometrů.
Jak ústecký krajský soud, tak nejvyšší správní žalobcovy námitky precedentně zamítly jako neodůvodněné s tím, že jsou finanční úřady zcela oprávněny si v rámci správních řízení vyžádat od Policie ČR jakékoli informace, které považují v rámci těchto řízení za nezbytné.
Podle posledních informací je podnikatel nadále přesvědčen o nezákonnosti použití kamerových záznamů a je připraven obrátit se na ústavní soud.
Administrativní a evidenční povinnosti při provozu firemního vozidla
Administrativně nejnáročnější se jeví evidenční povinnosti spojené s provozem vozidla u plátců DPH, kteří nárokují odpočet DPH u všech nákladů s provozem vozidla spojených a kteří provedli při pořízení vozidla plný, resp. krácený odpočet daně.
Především je pak třeba definovat, v jakém rozsahu je vozidlo používáno. Je-li jeho užití ze 100 % k ekonomickým účelům a tuto skutečnost lze jednoznačně prokázat, jsou pak všechny náklady s provozem takového vozidla daňově účinné a lze nárokovat v plné výši i odpočet DPH. Takovými náklady mohou vedle spotřebovaných pohonných hmot být i odpisy, pojištění, garanční prohlídky, opravy, mytí apod.
Oprávněnost nároku na odpočet DPH prokazuje podnikatel průkaznou evidencí, k jakým účelům bylo vozidlo využíváno. Není nikde přesně definováno, jakou má mít taková evidence podobu, nicméně nejprůkaznější formou nepochybně je tzv. kniha jízd.
V knize jízd musí být zaznamenány minimálně tyto údaje:
- datum a čas odjezdu
- stav počítadla kilometrů před cestou a po jejím ukončení, resp. počet najetých km
- cíl pracovní cesty
- účel pracovní cesty
- datum a čas návratu
- jméno řidiče
- fakultativně údaje o čerpání pohonných hmot, resp. dobití baterie
Cíl a účel pracovní cesty by měly být uvedeny tak, aby byly jednoznačně verifikovatelné. Není tedy postačující zapsat do knihy jízd jako cíl cesty Prahu a jako účel pracovní cesty jednání s obchodním partnerem. V případě nejen Prahy, nýbrž i dalších větších měst by měla být uvedena i ulice a název firmy, s níž bylo pracovní jednání vedeno, ideálně i jméno konkrétního pracovníka, který se jednání jako hlavní osoba účastnil.
Pokud by byly vozidlem podniknuty i jízdy, které s ekonomickou činností firmy nesouvisely, je třeba tuto skutečnost v knize jízd zaznamenat. Náklady na tuto cestu pak nebudou daňově uznatelné a budou muset být ve vztahu k DPH a dani z příjmů se státem vypořádány, tzn. byl-li u pohonných hmot spotřebovaných na této cestě uplatněn nárok na odpočet DPH, je nutno jej v nejbližším přiznání k DPH vyúčtovat, tj. státu vrátit. Podle knihy jízd je pak nutno stanovit i poměr mezi služebními a soukromými jízdami a podle toho pro účely daně z příjmů krátit veškeré náklady s provozem vozidla spojené, a to včetně odpisů.
Tyto situace lze poměrně snadno administrativně ulehčit. Je-li již totiž při pořízení vozidla známo, že bude toto používáno pro ekonomické účely jen zčásti, je již při nárokování DPH při nákupu vozidla odpočet stanovený kvalifikovaným odhadem krácen. Tento postup samozřejmě zachovává nutnost vedení knihy jízd, ale právě tato evidence, je-li vedena náležitě a poctivě, dá jasný přehled o poměru mezi služebními a jinými jízdami. Odchýlí-li se poměr o více deset procentních bodů od poměru vypočítaného po prvním roce použití, je poplatník povinen v případě vyššího poměru soukromých jízd provést v přiznání k DPH za prosinec korekci, resp. oprávněn v případě vyššího poměru služebních jízd nárokovat vyšší odpočet DPH.
Velmi častým jevem je oficiální svolení firmy konkrétním zaměstnancům používat firemní vozidlo i k jejich soukromým potřebám. Tato situace je zákonem řešena tak, že je příslušnému zaměstnanci k jeho hrubé mzdě „přidaňováno“ 1 % z pořizovací ceny+ vozidla včetně DPH, v případě nízkoemisních vozidel, kam patří například i v poslední době populární plug-in hybridy, se pak jedná o 0,5 %. Zmiňované 1, resp. 0,5 % z pořizovací ceny vozidla pak podléhá na straně zaměstnance ještě odvodům na zdravotní a sociální pojištění. Pokud je to ve firmě takto nastaveno, pak se již náklady spojené s provozem vozidlem včetně odpisů z hlediska daně z příjmů nekrátí. U DPH však tento režim neplatí, tam je třeba vždy vrátit státu DPH z nákupů, které byly realizovány pro soukromé jízdy zaměstnance.
Ti, kdož chtějí utéci veškeré administrativě spojené s provozem motorového vozidla, či se prostě bojí konfrontace s finančním úřadem ohledně daňové uznatelnosti nákladů a odpočtu DPH, mají možnost jít maximálně u tří vozidel cestou paušálních náhrad za pohonné hmoty a parkovné. Paušální náhrady nabývají hodnot buď 60 000 Kč za celý rok provozu vozidla, nebo u fyzických osob 48 000 Kč při částečném použití vozidla pro soukromé účely. Tento režim je dále třeba posuzovat nadále ze dvou rovin – jak z hlediska DPH, tak z hlediska daně z příjmů.
Zjistí-li poplatník, který vede účetnictví nebo daňovou evidenci, že jsou jeho reálné náklady na pohonné hmoty a parkovné nižší než 60 000 Kč ročně, a vozidlo nebylo ani v jednom případě použito pro jiné než podnikatelské účely, může dosud účtované náklady na pohonné hmoty a parkovné prohlásit daňově neúčinnými a uplatnit paušál 60 000 Kč, bylo-li vozidlo provozováno po celý rok, nebo poměr této částky v případě kratšího použití. Uplatňoval-li ovšem nárok na odpočet DPH z nákupu pohonných hmot, pak není od vedení knihy jízd oproštěn, neboť musí být pro účely DPH kdykoli schopen doložit, že byly všechny jízdy podniknuty pro ekonomické účely.
Teprve poplatník, který se rozhodne rezignovat na odpočet DPH z nakoupených pohonných hmot, je z hlediska DPH od evidence jízd prakticky oproštěn, pro účely daně z příjmů je však povinen kdykoli doložit, že byly všechny jízdy realizovány v souvislosti s jeho ekonomickou činností.
Jedná-li se však o fyzickou osobu, která uplatňuje náklady v paušální výši, či o osobu, která je v režimu paušální daně, i tato povinnost odpadá.
Nechcete-li tedy vést knihu jízd vůbec a jste-li podnikajícími fyzickými osobami, pak uplatňujte výdaje paušální částkou (80, 60 či 40 % z příjmů), jste-li však plátci DPH, rezignujte na odpočet DPH z nakoupených pohonných hmot, nebo do 10. 1. 2023 vstupte do režimu paušální daně.
Jste-li právnickou osobou, při nižších nákladech na pohonné hmoty a parkovné než 60 000 Kč za rok na jedno vozidlo optimalizujte použitím paušální náhrady, ale prokazování, že je vozidlo používáno výlučně pro ekonomické účely, se nevyhnete.
