Existuje jen málo lidí pohybujících se v oblasti stavařiny a facility managementu, kteří by ještě nikdy neslyšeli termín pasportizace. Vlastně nám přijde úplně přirozený a zdá se, že je to úplně běžná věc. Ovšem tento optimismus vyprchává ve chvíli, kdy se ukáže, že skoro není šance najít dva profesionály, kteří by si pod tímhle termínem představili totéž. Pro projektanta je to vlastně jen jedna z položek, které musí zajistit – zákon mu totiž ukládá dodat dokumentaci skutečného provedení stavby (DSPS) a on ji musí zajistit alespoň v minimálním nutném rozsahu tak zvaného pasportu stavby. Jenže pro projektanta vlastně stavba tak trochu přestává existovat v okamžiku, kdy je předána do užívání (někdy ještě o pořádný kus dříve).

Jenže po zhruba desetiletí realizační fáze přichází padesát či sto let užívání stavby, které v sobě samozřejmě zahrnuje nároky na její správu, údržbu a provoz. A to je role facility managerů. Je tedy logické, že jejich očekávání od pasportu jsou naprosto odlišná. Oni ke své práci potřebují širokou paletu informací, protože bez kvalitně provedené, úplné a jednotné evidence nelze zajistit, aby nakládání s majetkem a jeho provoz a údržba byly založené na opravdu reálných datech. To v podstatě znamená, že pasportizace je jedním ze základních nástrojů investičního plánování obnovy a zhodnocení objektů, ale také jejich provozu a správy. Zjednodušeně řečeno bychom mohli říct, že pasportizace je cestou ke zvýšení produktivity správy majetku. A protože právě fáze užívání je zdaleka nejdelší fází životního cyklu stavby, je logické, že zvýšení efektivity v této fázi bude znamenat i největší přínosy, ať již v úspoře práce, tak nákladů na provoz, správu a údržbu.

Co je tedy vlastně pasportizace

Slova pasport a pasportizace nám na první poslech neznějí česky. A skutečně, jsou odvozeny od anglického slova passport. Pod tím si mnoho z nás představí především cestovní pas, ale obecně jde vlastně o evidenční soupis vybraných parametrů, pro člověka, ale i například pro budovu. Zdálo by se, že pokud používáme slovo z angličtiny, neměl by být problém najít jeho vysvětlení v některé jiné zemi nebo třeba v mezinárodních technických normách. Paradoxně se ale jinde než v Česku s termínem pasportizace nesetkáme. To samozřejmě neznamená, že by jinde podobný evidenční soupis nevznikal, to samozřejmě ano. Jen bývá označován jinak. A podobně jako u nás, i v zahraničí existuje mnoho různých pohledů, jak jej vytvářet a co má obsahovat.

Oporu možná trochu překvapivě nenajdeme ani v aktuálně platných zákonech a vyhláškách. Ani ty o pasportizaci nemluví. Nicméně vycházíme z paragrafu 125 zákona číslo 183/2006 (Stavebního zákona) popisujícího Dokumentaci skutečného provedení stavby. Hned v bodě 1 tohoto paragrafu se doslova říká: „Vlastník stavby je povinen uchovávat po celou dobu trvání stavby ověřenou dokumentaci odpovídající jejímu skutečnému provedení podle vydaných povolení. V případech, kdy dokumentace stavby nebyla vůbec pořízena, nedochovala se nebo není v náležitém stavu, je vlastník stavby povinen pořídit dokumentaci skutečného provedení stavby. Při změně vlastnictví ke stavbě odevzdá dosavadní vlastník dokumentaci novému vlastníkovi stavby.“ V bodě 3 je pak stanoveno, že pokud vlastník stavby tuto dokumentaci nemá, nařídí mu její vyhotovení stavební úřad.

V příloze číslo 14 k vyhlášce č. 499/2006 Sb. je pak stanoveno, že DSPS obsahuje průvodní zprávu, souhrnnou technickou zprávu, situační výkresy a také výkresovou dokumentaci. Ani tady ale není stanovena podrobnost této dokumentace, a proto vzniká celá řada nedorozumění. Přitom pokud nechceme jen formálně splnit povinnost uloženou ze zákona, ale skutečně potřebujeme nástroj pro zefektivnění provozu, správy a údržby budovy, musíme si opravdu včas stanovit, co od takového pasportu očekáváme, k čemu má sloužit. Odbor Koncepce BIM České agentury pro standardizaci aktuálně připravuje k vydání dokument nazvaný Pravidla pro provozní pasportizaci majetku veřejné správy. Ten v současné době prochází připomínkovým řízením ze strany klíčových stakeholderů na platformě Rady pro BIM. To je poradní orgán generálního ředitele Agentury ČAS, v němž jsou zastoupeny klíčové stavařské profesní organizace, dále Ministerstvo průmyslu a obchodu, a samozřejmě také experti České agentury pro standardizaci. K vypořádání připomínek a vydání tohoto dokumentu by mělo dojít ještě do konce roku 2023. Tento dokument by měl stanovit pravidla pro pasportizaci a metodiku nastavení procesu sběru zásadních vlastností vystavěného prostředí a současně i standardizovat procesy facility managementu.

Digitalizace mění roli facility managementu

Asi každý přirozeně cítí, že pořizovat dodatečný pasport již existující stavby má mnoho omezení. Ať již vzniká ručně, nebo použijeme metodu 3D skenování, vždy narazíme na základní problém: „nevidíme dovnitř“. Celá řada důležitých systémů stavby je již zakrytá a není možné jejich přesný stav zjistit. To je z pohledu facility managementu poměrně zásadní problém, protože při správě budovy jsou právě tyto funkční a technické systémy zásadní. Přitom ale – vlastně poměrně nelogicky – bohužel nastává situace, kdy se facility manager dostává k projektu až téměř na konci realizační fáze, nebo dokonce až po převzetí stavby. Na stanovení jeho požadavků na úroveň podrobnosti pasportu je už obvykle pozdě.

Zásadní změnu to tohoto přístupu může vnést digitalizace, a zejmé­na metoda BIM, která je jedním z nástrojů digitalizace stavebnictví. Plusem v tomto je, že samotný obor facility managementu je – na rozdíl od stavařských profesí – již dnes z velké části digitalizován. Využívání tak zvaných CAFM (Computer Aided Facility Management) systémů roste. Pracovníci správy a údržby staveb tak již běžně pracují s digitálními nástroji, protože jim umožňují citelně snížit náklady a zvýšit efektivitu jejich práce. Přitom současné CAFM systémy již dnes umí importovat informace z tak zvaného Digitálního modelu stavby (DiMS). K tomu je ale potřeba, aby DiMS byl připraven v takové podrobnosti, kterou facility manager může využít pro svou práci. V podstatě to znamená, že by se měl zapojit do stavebního projektu nikoli na jeho konci, ale na jeho začátku! Už v úvodní fázi se stanovují pravidla pro sdílení digitálních informací, tvorbu tak zvaného Informačního modelu stavby (IMS) a parametry Digitálního modelu stavby (DiMS). Už do nich musí být zahrnuty také požadavky pro budoucí facility management. V zásadě rozlišujeme čtyři základní druhy pasportů – prostorový, stavební a technický pasport, plus pasport vybavení a pasport pro účely jiných služeb.

Tak jako obecně při využívání metody BIM ale současně platí, že s rostoucími nároky na podrobnost modelu rostou i náklady na jeho vytvoření. Proto je zcela zásadní vycházet z tak zvaného účelu užití, tedy zjednodušeně toho, k čemu bude IMS (a potažmo DiMS) sloužit. Pamatujme, že Informační model stavby je v podstatě otevřená strukturovaná databáze a může být ekonomicky výhodnější, a z hlediska pravidelných aktualizací i praktičtější, některé informace vložit do IMS a nezvyšovat podrobnost DiMS. Analogicky to platí také pro vytvoření pasportu (nebo základu pro pasport při tvorbě modelu). Již zmiňovaný dokument Pravidla pro provozní pasportizaci majetku veřejné správy navrhuje 33 účelů užití, což znamená v podstatě třicet tři důvodů, proč pasport pořídit. Pomáhá totiž identifikovat, k čemu budou data následně využita. Patří sem například plnění legislativních povinností, ale také evidence majetku, zvýšení efektivity zadávacích řízení na outsourcing služeb, energetický management a řada dalších.

Obecně jsou v dokumentu popsány tři základní úrovně pasportu – základní, střední a vysoká, které se liší právě úrovní podrobnosti. Rozlišuje tři úrovně digitální pokročilosti. Pasport lze samozřejmě vytvořit kombinací excelové tabulky a textových souborů v PDF. Je to jistě posun oproti papírové dokumentaci, ale limity takového řešení jsou asi na první pohled zřejmé. Pro menší objekty může jít o postačující úroveň, nicméně u většího množství spravovaných objektů nebo u velkých komplexů již bude obtížné vyhledávání i udržení aktuálnosti takového pasportu. Posunem kupředu je využití některého z databázových řešení či CAD modelu. Nicméně skutečně efektivního facility managementu, který bude plně těžit ze všech výhod digitalizace a standardizace celého procesu, je možné dosáhnout pouze s využitím BIM nástrojů (tedy vytvořením Informačního modelu stavby (IMS) včetně DiMS v otevřeném formátu IFC) a následnou integrací do CAFM systému.

Teprve pak bude mít facility manager v rukou skutečný nástroj, který mu díky optimalizaci procesů umožní snížit provozní i dílčí investiční náklady, definovat standardy služeb a snížit počet výskytů nenadálých situací, jako jsou havárie, úrazy či poškození majetku. Současně bude díky informacím ve strukturované a strojově čitelné formě schopen výrazně zjednodušit výběrová řízení týkajících se investic, správy a provozu objektů a zrychlit proces přijímání strategických rozhodnutí o prodeji, či rozvoji objektu nebo zjištění aktuální situace v konkrétní oblasti.

Kateřina Schön Autorka je projektovou manažerkou DSS v České agentuře pro standardizaci (ČAS).