Jak na proces digitalizace firmy 

Kdo dnes nedigitalizuje, jako by nebyl. Ve virtuálním prostoru, kam se přesouvají agendy státních institucí i soukromých firem, to platí dvojnásobně. Co si ale představit pod pojmem „digitalizace“? Na následujících řádcích se vám pokusíme vysvětlit, že nejde jen o bezmyšlenkovitý přechod z papíru na počítačové médium. Přečtěte si, jak na proces digitalizace, abyste z něj měli skutečný užitek. 

Představte si, že jdete k novému lékaři. Namísto toho, abyste si nesli „fascikl“ lékařské dokumentace, veškeré dokumenty týkající se vašeho zdraví, prodělaných nemocí a zákroků i podstoupených vyšetření a ošetření najde lékař přímo ve svém počítači. Třeba takto vypadá ukázkový proces digitalizace. 

Co je digitalizace? 

Definic „digitalizace“ je celá řada. Nám se líbí tato: „Digitalizace je proces, kde dochází k redukci osobního nebo manuální řešení úkonů a k přesunu těchto procesů do kybernetického prostoru“. Nejde však jen o nahrazení papírových formulářů počítačem. Jde o cílenou transformaci procesů, která zautomatizuje úkoly a využívá sílu technologií k zefektivnění a zjednodušení práce. Cílem je uvolnit lidský potenciál pro užitečnější činnosti a zbavit se zbytečné administrativy. 

V ČR se digitalizace rozvíjí slibným tempem (byť úvodní příklad s lékařem zní stále jako nedostižná utopie), ale stále existuje prostor pro zlepšení. Mnoho procesů podléhá digitalizaci pouze povrchně, bez skutečného využití potenciálu technologií. Digitalizovaný proces by měl minimalizovat interakce s člověkem a nahradit je automatizovanými systémy. 

® Příklad: Místo vyplňování papírového formuláře na úřadě by občan mohl zadat všechny potřebné informace do ověřené datové schránky. Systém by údaje ověřil, provedl požadovaný úkon a automaticky aktualizoval příslušné registry. Občan by vše sledoval ve svém online portálu. 

Co vám digitalizace přinese za výhody? 

Na počátku procesu digitalizace pochopitelně musíte počítat s určitými náklady. Jde ale o investici, která se vám dlouhodobě vyplatí. Co získáte? 

• Úspora času a lidských zdrojů – automatizované procesy šetří čas a práci, která se pak může věnovat důležitějším úkolům. 
• Efektivnější správa – digitalizace dat a dokumentů usnadňuje sdílení dat a koordinaci mezi firmami, zákazníky i státní správou a občany. 
• Lepší dostupnost – digitalizace umožňuje vyřizovat záležitosti online bez nutnosti cestování. 
• Ochrana životního prostředí – digitalizace snižuje spotřebu papíru, energie a pohonných hmot. 

Pojďme si probrat několik konkrétních oblastí, kde vám může digitalizace dat ušetřit čas a náklady. 

Digitalizace dokumentů 

Přestaňte se topit v záplavě papírů – prvním krokem procesu digitalizace je obvykle digitalizace dokumentů, tj. převod papírových dokumentů do digitální podoby. Digitalizace dokumentů umožňuje efektivnější správu, rychlejší vyhledávání a sdílení dat. 

Pokud přeci jen musíte pracovat s papírovými dokumenty (např. s fakturami), je na místě digitalizace dokumentů automatickým převodem na text (OCR) a software, který dokáže takto digitalizovaná data interpretovat. 

Digitalizace výkresů 

Jste výrobní firma nebo pracujete s technickou či projektovou dokumentací? Pak byste se měli zaměřit na oblast digitalizace výkresů. Jistě, předpokládáme, že nové výkresy už netvoříte na kreslicím prkně. Máme na mysli digitalizaci archivů, které zbytečně zabírají spoustu místa a výkresy se zde často i fyzicky poškozují. 

Digitalizace výkresů umožňuje vytvořenívirtuálního archivu, který nezabírá místo. Výkresy se v něm nikdy nepoškodí a jejich vyhledání je otázkou pár vteřin. Navíc je můžete extrémně snadno kopírovat a sdílet, což umožní rychlejší spolupráci v rámci firmy i externě. 

Automatizace a digitalizace procesů firmy 

Díky digitalizaci firemních procesů zjistíte, jaké úkony, které se u vás ve firmě pravidelně vykonávají, jsou pouze mechanické. Takové lze krok za krokem algoritmicky popsat a následně je automatizovat.  Co máme na mysli? Třeba přenášení dat z jedné aplikace do druhé. 

Pro digitalizaci procesů, které jsou rutinní, je ideální volbou software pro automatizaci, např. Powerautomate, který je zdarma. Ušetří čas zaměstnanců, a především minimalizuje počest chyb, které lidi chtě nechtě zkrátka občas udělají. 

Zlepšení efektivity i konkurenceschopnosti 

Digitalizace vede k celkovému zlepšení konkurenceschopnosti firem i efektivity státních institucí. Téměř 60 % CEO uvedlo, že digitalizace zvýšila jejich zisky. Co tedy doporučujeme? 

• Zaměřit se na komplexní digitalizaci procesů, nejen na automatizaci jednotlivých úkolů. 
• Využívat moderní technologie, jako je umělá inteligence a robotická automatizace. 
• Zajistit kybernetickou bezpečnost digitalizovaných systémů. 
• Vzdělávat a informovat další zaměstnance v oblasti digitalizace. 

Digitalizace je cestou k moderní, efektivní a transparentní organizaci. Přejeme vám, abyste po ní došli, kam potřebujete. 

Zdroj foto: valiantsin suprunovich / Shutterstock.com