Princip automatizace

Velmi obecně lze říci, že tam, kde bylo třeba určité lidské úsilí k tomu, abychom dosáhli určitého cíle, například odevzdali pravidelný měsíční report, vznikne v systému funkce, nebo se využije již existující standardní funkce, která bude tuto činnost provádět za nás.
Výhodou automatizace není pouze zvýšení produktivity práce, ale také snížení chybovosti a systémová standardizace procesu. K tomu, abychom dosáhli stejného výsledku, potřebujeme méně času, úsilí a zároveň nedochází k takovému množství chyb jako v případě ruční práce. Navíc odpadnou činnosti, které jsou na ruční práci nevyhnutelně navázány, tedy kontrola a případná korekce dat.

Které činnosti automatizovat?

Klíč k definici činností nebo celý procesů, které je přínosné automatizovat, je jednoduchý – jde o procesy, které se dějí opakovaně, vyžadují lidskou (ruční) práci s daty, a mají jasně definovaný obsah i výstup. Ukažme si možnosti konkrétní automatizace na příkladech.

Automatizace v oblasti zpracování mezd
Názorným příkladem automatizace firemních procesů je proces zpracování mezd. V některých společnostech mzdová účetní při mzdové uzávěrce zadává ručně do systému data, která dostává od vedoucích jednotlivých oddělení v papírové podobě, mnohdy v nejednotné struktuře. Během mzdové uzávěrky je jejím úkolem zadat do systému ručně veškerá data o docházce, nepřítomnostech, odpracovaném času, případném rozpadu na zakázky nebo střediska, je-li požadováno rozúčtování nákladů atp.

Tato práce může měsíčně ve středně velké společnosti zabírat několik hodin, někdy i několik dnů, v závislosti na kvalitě dodávaných podkladů. Teprve po zadání všech vstupních dat a jejich nezbytné kontrole je možné přistoupit k výpočtu mezd, který provádí systém sám.

Jak lze tuto činnost automatizovat? Data o docházce mohou do ERP systému vstoupit prostřednictvím integrace, kdy bude mít bez jakéhokoli lidského zásahu příslušný modul ERP systému informace o tom, kolik daný zaměstnanec odpracoval hodin, kolik přesčasů, kolikrát byl nepřítomen a z jakého důvodu (nemoc, lékař apod.).

Další možností je zadávání dat do systému formou uživatelsky přívětivého rozhraní jednotlivými vedoucími, nebo nastavením automatických výpočtů mezd v závislosti například na výkonnosti. Data ze mzdových podkladů lze do systému naimportovat, pokud se sjednotí struktura pro celou společnost – jednorázovým importem lze ušetřit nemalý mzdový náklad. Veškeré nároky na prémie, mimořádné odměny nebo například benefity lze algoritmizovat a zahrnout do výpočtového schématu mezd – v systému se výpočty poprvé nastaví a následně se každý měsíc jen využívají.

Totéž platí o komunikaci s úřady a jinými institucemi v případě nástupu nebo odchodu zaměstnance, případně kontrolní sestavy upozorňující na blížící se ukončení zkušební doby, bez nutnosti hledat informace v osobních složkách zaměstnanců.

Automatizace v oblasti účetnictví
Běžnými příklady automatizace procesů v účetní oblasti je automatické účtování například pomocí předkontací, automatické generování platebních příkazů a párování bankovních výpisů.

Pokud využijete možnosti automatizace na maximum, má účetní prostor věnovat se účtování a pracovník controllingu skutečnému řízení nákladů. Kontrolní sestavy nebo reporty zaměřené na kontroly a indikaci nesouladů pomohou odhalit případné nesrovnalosti mnohem dříve, než by je odhalilo lidské oko – a jsou vytvořeny zpravidla na pár kliknutí z reálných dat. V kvalitním systému je možné na základě reference nalézt reálné doklady, které mají vliv na konkrétní účetní zápisy, a případně zavést při uzávěrce korekce.

Automatizace pro účely manažerského rozhodování – reporting
Automatické nastavení procesu pravidelného reportingu nebo reportů na základě uživatelské definice je stále oblíbenější oblastí v rámci ERP systémů a jeho nadstaveb.

Proces pravidelného reportingu je totiž zpravidla velmi náročný, co se nákladovosti týče, a zejména pravděpodobnosti chyby a síly jejího dopadu. Čím zastaralejší proces získávání reportů daná společnost má, tím pravděpodobnější bude nutnost ruční korekce dat, která jsou v reportech obsažena – tento proces se pak stává netransparentním a postupem času mohou jeho výsledky působit nevěrohodně.

Oproti tomu automatická tvorba reportů umožní zpravidla střednímu managementu věnovat se činnostem s vyšší přidanou hodnotou, a jednotlivé řídící úrovně společnosti budou mít možnost pracovat s potřebnými reporty, kdykoli bude třeba. Nadefinovaný report je možné vygenerovat bez nutnosti ručního vstupu kdykoli v průběhu měsíce, a to zpětně k určitému datu, což přináší real-time obraz skutečnosti. Navíc jsou data čtena přímo ze systému, bez možnosti nežádoucí korekce. Kvalitní BI systémy umožňují propojení s různými platformami, může jít tedy i o porovnání reportů z ERP systému s reporty z externí aplikace nebo jiného souboru.

Automatické procesy v logistice a skladech
Další rozšířenou oblastí pro automatizací je oblast skladů a logistiky. Nejde jen o integraci s nadstavbovými řešeními k ERP systému, jako je například systém plánování rozvozových tras, ale také využití komunikace se čtečkami a jinými mobilními terminály, jejichž prostřednictvím se data do systému dostávají.

Automatizací a optimalizací procesů ve skladech docílíme toho, že například skladník připravuje zboží optimálně podle jeho umístění, tj. pohybuje se ve skladu konkrétním směrem, což celý proces zrychluje. Zrychlení příjmu zboží může efektivně pomoci i propojení s jinými vstupními daty, například objednávkami. Sofistikované řízení skladových zásob zase dává podněty pracovníkovi skladu, aby situaci, kdy některý artikl dochází, řešil zavčasu. Všechny tyto informace by bez automatizace skladníci řešili výrazně déle, s menším efektem a vyšší chybovostí.

Automatizace v oblasti výrobních procesů
Velmi složitou oblastí je sektor výroby, kdy řada ERP systémů dokáže výrobní proces naplánovat, sledovat a vyhodnocovat – od prvotní nabídky přes objednávku po zajištění materiálu do výroby a spuštění výroby.

Výroba začíná zpravidla kalkulací mimo výrobní modul, na níž je navázané automatické objednání či jiné zajištění materiálu pro danou zakázku (například skladovým přesunem) a definuje možný termín dodání. Složité předávání informací od oddělení prodeje přes nákup po výrobu zajistí systém sám prostřednictví nadefinovaného optimálního procesu.

Výrobní mistři pak schvalují, případně upravují výrobní plány, dokáží predikovat, jaká je volná výrobní kapacita a kdy je možné dokončit určitou zakázku, případně co je třeba zajistit pro to, aby bylo možné danou zakázku zpracovat – a to velmi rychle a efektivně. Pracovníci v provozu mohou odvádět svoji práci na speciálních terminálech, odpadá tak nutnost papírových výkazů a jejich přepisování do systému. Spojení odpracované doby s konkrétní zakázkou dává věrný obraz o výrobních nákladech.

Možností automatizace v ERP systémech je bezpočet a záleží na konkrétních podmínkách dané společnosti a jejím nastavení. Obecně platí, že čím delší doba uplynula od implementace a čím větší je aplikační roztříštěnost, tím větší existuje prostor pro zvýšení produktivity a celkové efektivity pomocí automatizace.

Irena Poláková Autorka článku působí jako Project Manager ve firmě ABRA Software, kde projektově řídí rozvojové projekty a implementace informačního systému ABRA Gen novým zákazníkům.