Jak evidovat pracovní dobu zaměstnanců a jaký bude mít na zaměstnavatele dopad nový rozsudek Soudního dvora EU?

Jakým způsobem musí zaměstnavatelé evidovat pracovní dobu zaměstnanců?

Úvodem bychom rádi vymezili dva rozdílné, přitom spolu související, pojmy: evidenci docházky a evidenci pracovní doby.

Evidence docházky není ze zákona povinná a je většinou odlišná od evidence pracovní doby. Evidence docházky pouze označuje, jakou dobu se zaměstnanec zdržuje na pracovišti (nikoliv že přímo pracuje). V praxi je běžné, že evidence docházky slouží jako podklad pro vedení evidence pracovní doby. Naproti tomu vedení evidence pracovní doby je zákonnou povinností každého zaměstnavatele a je upraveno zákoníkem práce. Zaměstnavateli, který evidenci pracovní doby nevede, může inspekce práce uložit sankci až do výše 400.000,– Kč.

Dle ustanovení § 96 zákoníku práce musí zaměstnavatelé evidovat u jednotlivých zaměstnanců odpracované směny, práci přesčas, noční práce a dobu držení pracovní pohotovosti. Odpracované hodiny musí být evidovány s vyznačením začátku a konce. Práce přesčas se eviduje i v případě, že za ni bylo poskytnuto náhradní volno, i v případě, že je práce přesčas již dle pracovní smlouvy zahrnuta ve mzdě.

Důvodem povinnosti evidovat pracovní dobu zaměstnanců je posouzení nároku na příplatky (za noční práci, za práci v sobotu, v neděli a ve státní svátek) a kontrola, zda zaměstnavatel poskytuje minimální odpočinek mezi jednotlivými směnami, přestávky na jídlo a oddech, atd.

Přestože to zákoník práce výslovně neuvádí, doporučujeme zaměstnavatelům evidovat také čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech, aby z evidence bylo zřejmé, že byla dodržena povinná doba odpočinku mezi jednotlivými směnami. Doporučujeme také uvádět, zda je odpracovaná práce přesčas dohodnutá nebo nařízená s ohledem na to, že v rámci kalendářního roku může zaměstnavatel nařídit maximálně 150 hodin práce přesčas, nad rámec tohoto musí být práce přesčas se zaměstnancem dohodnuta.

Zákoník práce přesně nestanoví, jakým způsobem má být evidence pracovní doby vedena. Zaměstnavatel si tedy může zvolit, zda bude evidenci vést elektronicky nebo v papírové podobě. Podmínkou však je, že jednotlivé záznamy o pracovní době musí být transparentní a musí z nich být patrné, kolik hodin za dané období zaměstnanec odpracoval, jakou část z toho představovala práce přesčas (zda byl přesčas dohodnutý nebo nařízený), případně jakou část představovala noční práce a hodiny pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel, ale k výkonu práce ve skutečnosti nedošlo.

V praxi se stává, že zaměstnavatelé namísto pracovní doby často evidují pouze přítomnost zaměstnance na pracovišti. Tuto evidenci může použít zaměstnavatel jako pomocný prostředek, nenahrazuje však evidenci pracovní doby dle zákoníku práce.

Pokud o to zaměstnanec požádá, musí mu být umožněno do evidence jeho pracovní doby nahlédnout a případně si z ní pořídit výpisy nebo kopie, a to na náklady zaměstnavatele. Pro snížení své administrativní zátěže může zaměstnavatel interním předpisem upravit dobu, kdy zaměstnanci mohou do své evidence pracovní doby nahlížet (např. každé pondělí 14–17).

Evidence pracovní doby slouží jako podklad pro zpracování mezd, proto musí být po zákonem stanovenou dobu archivována (tedy po dobu minimálně 10 let).

Jaký dopad bude mít rozsudek Soudního dvora EU o evidenci pracovní doby na české zaměstnavatele?

Dle rozsudku Soudního dvora EU č. C-55/18 (dále rozsudek SDEU) musí každý členský stát EU uložit zaměstnavatelům povinnost zavést „objektivní, spolehlivý a přístupný systém pro měření délky denní pracovní doby u každého pracovníka“, a tedy přesně zaznamenávat dobu, po kterou jejich zaměstnanci pracují. Způsob, jakým členský stát tuto povinnost zajistí, je na jejich uvážení.

Mnozí rozsudek SDEU označují za přelomový a tvrdí, že zakládá novou povinnost zaměstnavatelů evidovat pracovní dobu všech zaměstnanců, tedy i těch, u nichž se tyto údaje dříve nezaznamenávaly. Mnozí si rozsudek zase vykládají tak, že důsledkem tohoto rozsudku SDEU bude povinnost všech zaměstnavatelé zavést tzv. „píchačky“ na pracovištích.

Jaký je však skutečný dopad tohoto rozhodnutí na/pro české zaměstnavatele?

Vzhledem k právní úpravě evidence pracovní doby v České republice jsou již zaměstnavatelé povinni vést evidenci pracovní doby svých zaměstnanců a to dokonce v širším rozsahu, než je určen novým rozsudkem SDEU.

Rozsudek SDEU skutečně stanovuje, že zaměstnavatele musí mít povinnost přesně evidovat pracovní dobu, povinnost zavést tzv. „píchačky“ nebo jiný docházkový systém ale podle našeho názoru z rozsudku SDEU nevyplývá.

Současná právní úprava v České republice je tedy v souladu s rozsudkem SDEU a myslíme si, že tento rozsudek by pro české zaměstnavatele měl mít minimální dopad. Bude však záležet na tom, jak se k tomuto rozsudku SDEU postaví Ministerstvo práce a sociálních věcí. Výsledkem tohoto rozsudku však může být medializace povinnosti evidovat pracovní dobu zaměstnanců a tedy dodržování této povinnosti ze strany většího počtu zaměstnavatelů. Díky rozsudku SDEU bude pravděpodobně také kladen větší důraz na kontrolu evidence pracovní doby a toho, zda zaměstnavatelé dodržují zákonné předpisy s ní související. 

Autorkou textu je Mgr. Iva Čípová, advokátní koncipientka (macek I legal)