Facilitace velkých workshopů: World Café

World Café je dalším formátem, který můžete použít při facilitaci větších workshopů v agilní organizaci. Je to skvělý nástroj pro škálování konverzace a využití kreativity systému. Staví na principech self-organizace a cross-functionality, tedy nic, co by v agilní organizaci bylo neobvyklé. V podstatě na tom nic není. Lidé sedí v malých skupinkách kolem stolů, jako v kavárně, odtud ostatně máme ten název, a diskutují o tématu. K dispozici je obvykle spousta barevných fixek, post-its a flipchart, aby účastníci mohli zajímavé body z diskuze zapsat, nebo nakreslit. Po každém kole diskuse se účastníci náhodně zamíchají do nových týmů a pokračují v konverzaci.

World Café začíná vysvětlením celého formátu. Potom facilitátor připomene očekávání od konkrétního World Café workshopu, aby všichni věděli, co je cílem. World Café je skvělý nástroj k popsání možností řešení nějakého komplexního problému, který zahrnuje hodně týmů.  Poprvé jsem se World Café účastnila na XP2011, kde jsme jako zástupci agilních komunit hledali vizi ALE – Agile Lean Europe network, později jsem tento formát využila mnohokrát ve velkých firmách, abychom si udělali představu o procesech, které se v reálu používají, a jak se liší od těch oficiálních popsaných, co chceme od nových prostor v organizaci, nebo jak zlepšit mezi-týmovou spolupráci. Nejde ani tak o nástroj pro rychlé rozhodování, ale pomáhá velkým a různorodým skupinám přemýšlet o současném stavu, naslouchat hlasům systému a získat povědomí o tom, jaké jsou různé perspektivy. A to se hodí v podstatě kdekoliv.

Na začátku poprosíme účastníky, aby vytvořili co nejrůznorodější týmy s různými rolemi, zkušenostmi a znalostmi, aby pokryly co nejvíce perspektiv. Obvykle se diskuse vede ve třech (nebo více) 20-ti minutových konverzacích na dané téma, kde každé kolo konverzace ovlivňuje otázka. Otázky se netýkají tří různých témat, ale místo toho se dívají na stejné téma ze tří různých úhlů, aby pomohly lidem prozkoumat danou oblast z různých perspektiv a zapojit kreativitu celého systému. V každém kole skupinka vybere jednoho člověka, který ve skupině zůstane, a vysvětlí na začátku dalšího kola novým účastníkům podstatu předchozí konverzace. Užitečným artefaktem je vizuální facilitace na flipchartu. Zbytek lidí si náhodně zvolí jiný stůl pro konverzaci, přičemž má na paměti rozmanitost a cross-funkcionalitu skupin. Na konci posledního kola všechny skupiny prezentují své výsledky ostatním a vyvěsí summary na flipchartech, aby bylo vidět k čemu došli. Tady World Café končí. Cílem není věci vyřešit, ale zvýšit transparentnost o dané situaci či oblasti. Jako follow-up můžete pokračovat jakoukoli facilitační technikou konvergující k výběru řešení nebo akčních kroků, ale to už je nový workshop.