Pokud máte problém s dokončováním pracovních (i nepracovních) úkolů, vyzkoušejte systém, se kterým přichází autorka knihy Sorted: Freedom through Structure Gillian Perkins.
Ta ho považuje za svůj „productivity hack no. 1“ a doporučuje ho používat zejména ve chvílích, kdy máte pocit, že máte tolik úkolů, že je ani nemůžete všechny stihnout.
Postup je až směšně jednoduchý. Následujte tyto kroky:
Sepište si věci, které musíte udělat
Nejde o běžný to-do list, takže se neomezujte jen na tři nejdůležitější položky. Sepište si opravdu všechno, co je třeba dotáhnout nebo s čím je nutné pohnout.
Do výčtu zařaďte pracovní, domácí i osobní úkoly. Zkrátka vše, co hrnete před sebou a co ne a ne dodělat.
Ke každému úkolu si napište čas
Druhý krok vyžaduje trochu přemýšlení. Ke každé položce napište „ideální čas“, který chcete daným úkolem strávit. V odhadu se snažte být realističtí a nedávejte si na úkoly zbytečně moc ani málo času.
Pokud máte například za úkol napsat report a víte, že vám obvykle zabere něco mezi dvěma a třemi hodinami, dejte si na něj 2,5 hodiny. Na vyřizování e-mailů si vyhraďte v programu maximálně 3x 10 minut denně.
Připravit, pozor, start!
Už jsme u konce, jde do tuhého. Dejte si před sebe seznam a začněte pracovat. Jakmile se dostanete ke konkrétní položce, nastavte si časovač právě na tak dlouho, jak jste si určili v předchozím kroku.
Vypněte telefony, zavřete e-mailovou schránku a pracujte na úkolu, dokud minutka nedojde do konce. Pokud úkol nestihnete dodělat, nevadí. Buď si ho můžete přesunout na další den, nebo si dejte ještě jeden pokus o jeho dodělání.
Jednoduché, že? Jaké jsou výhody tohoto systému?
Časovým limitem, který si stanovíte, si určíte hranice. Nad úkoly tak nebudete zbytečně sedět dlouhé hodiny, ale budete dopředu přesně vědět, jak dlouho se jimi budete zabývat. Znáte přece Parkinsonovo pravidlo: práce trvá přesně tak dlouho, kolik na ni máte času.
Časovač také funguje jako dobrý hnací motor. Pokud totiž budete vědět, že na splnění daného úkolu máte třeba 45 minut, budete ho chtít dokončit co nejdříve, abyste celý proces plnění položek ze seznamu ukončili co nejrychleji.
A poslední výhoda – díky tomuto systému se budete plně soustřeďovat jen na jeden úkol, a nebudete tak od něj odbíhat jinam.
Už jste systém někdy zkoušeli? Dejte nám vědět na jakbytlepsi@forbes.cz nebo se o to podělte v naší facebookové skupině.
