V roce 2020 je normou elektronická faktura. Běžně se používají online aplikace - jen málokdo fakturuje v Excelu, Wordu či LibreOffice. Obecnou preferencí je cloudové řešení přístupné odkudkoliv a z čehokoliv. V čem se liší základní tarify těch nejrozšířenějších fakturací?
Porovnávali jsme základní tarif - tj. první placený tarif, respektive tarif s nejnižší cenou. Pro srovnání jsme vybrali největší hráče trhu. Firmy se solidním kapitálovým, organizačním a vývojářským zázemím, u kterých se dá očekávat stabilní přítomnost na trhu, konzistentní poskytování služby, vývoj aplikace a implementace legislativních změn, solidní technická a zákaznická podpora. A proto se do užšího výběru dostaly: iDoklad, Fakturoid, Superfaktura a BitFaktura.cz.
Základní funkce online fakturace
Srovnání netřeba zahlcovat funkcemi, které jsou řešením společné - a které dnes již představují základ, bez kterého případnou fakturaci ani nemusíte dále zvažovat.
Základní funkce fakturačních aplikací
- modul zdarma - omezený počtem faktur - někde i počtem kontaktů v adresáři (např. iDoklad);
- import údajů z ARES (i ten někde chybí);
- zkušební lhůta na jakýkoliv tarif zdarma;
- tvorba souvisejících účetních dokladů: např. objednávka, pro forma, zálohová faktura, dodací list, dobropis;
- číslování.
Společné znaky fakturací
- zvýhodnění dlouhodobého využívání;
- možnost přechodu mezi tarify (někde je plynulejší a škálovatelnější);
- mezinárodní fakturace vč. podpory různých měn, kurzů a jazyků (řešení se liší jen v množství zemí, se kterými lze fakturovat);
- napojení na další zpracování informací typu účetnictví, CRM a administrativa.
Kromě základních funkcí u všech fakturačních řešení jsou všem společné:
Ono i další funkce jsou daným poskytovatelům společné, ale už se markantně liší v jaké míře a zda se vyskytují v použitelné kapacitě i v základním tarifu.
Srovnání funkcí základního tarifu fakturací
| Funkce | iDoklad | Fakturoid | Superfaktura | BitFaktura |
| kontrola plateb | ano | ano | ano | ano |
| automatické upomínky | ne | ano | ne | ano |
| hromadné platby | ne | ne | ne | ano |
| částečné úhrady faktur | ano | ne | ano | ano |
| QR kód | ano | ano | ano | ano |
| import z ARES | ano | ano | ne | ano |
| počet uživatelů | 2 | 1 | 1 | 1 |
| napojení přes API | ne | max. 3000 požadavků/měsíc | ne | ano/neomezeně |
| zabezpečení | https | https | https | https |
| zálohování dat | zálohování dat | zálohování | zálohování dat | |
| automatické odhlášení z jiných zařízení | ||||
| zabezpečení změny bankovního účtu | ||||
| uzamčení aplikace při neaktivitě | ||||
| monitorování aktivity uživatele | ||||
| podpora | telefon, live chat, email | live chat, email | telefon, live chat, email | telefon, live chat, email |
| Cena s DPH/měsíc | 175 | 194 | 205 | 47,2 |
Evidence plateb
Všechny fakturace například nabízejí kontrolu zaplacení faktur na základě data splatnosti, ale jen Fakturoid a BitFaktura automaticky obešlou dlužníky upomínkou o neuhrazeném závazku. Častým požadavkem podnikatelů je možnost spravovat částečně uhrazené faktury, jejichž evidence je kritická zvláště s koncem účetního roku, kdy je třeba udělat uzávěrku pro daňové účely. Zde splňují 3 poskytovatelé s výjimkou Fakturoidu.
Specifickou funkcí jsou naopak Hromadné platby. Ty se hodí, když poskytujete tentýž produkt, mnohdy i za tutéž cenu vícero odběratelům - typicky jsou to paušální služby. Banka nám poskytne skupinu účtů s variabilní koncovkou, kterou pak přidělíme jednotlivým klientům. Hromadné platby pak značně urychlí veškerou evidenci takto obsluhovaných zákazníků. Funkci nabízí BitFaktura.
QR a import z ARES
Platby pomocí QR už očekáváme běžně a jsou také běžnou součástí i základních tarifů. Stejně tak jsme všichni zvyklí na snadný import fakturačních údajů z ARES. Zde pokulhávala jen Superfaktura, která u zkušebních IČO buď nereagovala vůbec, nebo vyhodila chybovou hlášku: „Nenašli jsme žádná dostupná data týkající se tohoto subjektu. Zkuste subjekt vyhledat na Creditcheck.cz.“ Slovenská fakturace patrně nevyužívá přímo ARES, ale spíše odvozené informační systémy.
Zabezpečení fakturační aplikace před uživatelem
Všechny online fakturace využívají šifrovaného připojení přes HTTPS, denně a častěji zálohují data uživatelů a pracují s osobními údaji v souladu s GDPR. Nicméně většina z nich nemyslí na zabezpečení dat při útoku z uživatelského účtu - tedy v těch případech, kdy se někdo neoprávněně dostane k uživatelskému přístupu. K takovému zabezpečení jsou určeny funkce jako jsou:
- automatické odhlášení z jiných zařízení;
- zabezpečení změny bankovního účtu;
- uzamčení aplikace při neaktivitě;
- monitorování aktivity uživatele.
Tyto jsou aktuálně přístupné v základním tarifu pouze u BitFaktury. Ve vyšším tarifu je pak doplňuje ještě omezení přístupu k účtu pouze ze stanovených IP adres.
Počet uživatelů a API
iDoklad nabízí základní tarif pro 2 uživatele, všichni ostatní jen pro jednoho. Fakturoid nenabízí podporu na telefonu, iDoklad vyhrazuje přednostní podporu pouze nejvyššímu tarifu. Většina nepočítá v základním tarifu s propojením pomocí API. U Fakturoidu je API omezené na 3000 požadavků měsíčně, jediná BitFaktura nabízí API neomezeně.