Správa bytového domu. Vyvarujte se zbytečných chyb

18.5.2020 - Jste čerstvým vlastníkem bytového domu? Stali jste se zakladatelem společenství vlastníků v novém domě? Významným prvkem, který vás čeká, je výběr správce. Používaným názvem je také "facility management".

Správa bytových domů může zahrnovat několik okruhů činností. V první řadě je to správa ekonomická a technická. Správce však může vlastníkům nabídnout také právní a administrativní podporu, či další nadstandardní služby.

Ekonomická správa domu
Mezi ekonomické činnosti patří v prvé řadě vedení účetnictví, včetně zpracování účetní závěrky, daňového přiznání a výroční zprávy. Správce také má povinnost zaslat spoluvlastníkům v případě SVJ podklady pro daňové přiznání. Pokud má například bytový dům příjem z reklamní plochy, z instalovaných antén telefonních operátorů, z pronájmu nebytových prostor, je třeba tento příjem rozpočítat mezi vlastníky a zaslat jim oficiální zprávu s poměrnou částkou, kterou každý zanese do svého daňového přiznání jako další příjem.

Pokud má bytový dům zaměstnance, k ekonomické agendě se přiřadí zpracování mezd, včetně komunikace se sociální správou, zdravotními pojišťovnami, finančním úřadem a dalšími orgány.

V rámci ekonomické správy domu je třeba také řešit periodické platby od vlastníků (zálohy na energie, úklid, fond oprav apod.), jejich evidenci, včetně nedoplatků a následné vyúčtování záloh. Správce také vede veškerý další platební styk, vede bankovní účty, hradí pravidelné i jednorázové platby externím dodavatelům, případně zajišťuje splácení úvěru.

Technická správa domu
Někteří vlastníci si zajistí externě ekonomickou správu domu a technickou zvládají sami. Vždy je to však otázka velikosti domu a časového zatížení, které jste ochotni domu věnovat. Protože i technická správa domu může být zaměstnáním na plný úvazek. A po čase zjistíte, že zaměstnat alespoň domovníka je jednodušší než řešit dennodenní chod domu. Není toho málo.

Základem u nového domu je výběr dodavatelů a nastavení smluvních vztahů. Nejde jen o energie, ale také o služby typu úklid, svoz odpadu, malá a velká údržba a opravy, měření spotřeb energií, servis výtahů či periodické revize v souladu se zákonnými normami.

Pokud dům není nový, je třeba myslet na to, že mezi technickou správu domu brzy přibude zajištění podkladů, příprava a koordinace větších oprav, či dokonce celkové rekonstrukce. A v neposlední době to je zajištění havarijních služeb, likvidace pojistných událostí a komunikace s uživateli jednotlivých bytových jednotek.

Právní a administrativní podpora
Ne každý dům potřebuje denně právníka. Nicméně nastavit základní smluvní vztahy, připravit vzorové smlouvy, stanovy či domovní řád dokáže odborník rychleji a kvalitněji, než když bude laik sestavovat tyto listiny jen za pomoci internetových instrukcí a vzorů. Právník se také hodí při řešení větších pohledávek.

Také administrativní činnost, ať již je to rozesílání žádostí, pozvánek, nebo zákonná archivace, leckterý správce zvládne v rámci komplexní správy bytového domu efektivněji než majitel nemovitosti. Je jen na vlastnících, v jaké míře se sami chtějí na správě domu podílet.

Nadstandardní nabídka
Správu bytových domů často zajišťují firmy, které mají buď v pracovním poměru, nebo smluvně zajištěný široký rozsah služeb a řemesel. A tak mimo ekonomickou a technickou správu nabídnou také například přípravu a organizaci výběrových řízení na dodavatele, drobnou údržbu, úklid společných prostor, či dokonce služby pro vlastníky bytových jednotek v oblasti donášky nákupů, úklidu či venčení domácích mazlíčků.

Na základě dlouholetých zkušeností Renáty Otrubové ze Správy bytů a nemovitostí, je nabídka doplňkových činností pro klienty žádoucí. Jednak rozšíření služeb svědčí o tom, že správcovská společnost chce vyjít vstříc a také se jedná o žádané služby ze strany klientů. "Úklidy bytů hrají prim, donáška nákupů se začíná také poptávat ve větší míře. Nicméně v oblasti donášky nákupů je možností více a máme již společnosti, které se výhradně touto službou zabývají," uvádí Renáta Otrubová.  

Poptávka po bytové správě nepolevuje ani v letošním roce. Mnoho vlastníků nemovitostí nemá na správu příliš mnoho času, proto se raději svěřují do rukou odborníků. "Poptávka po správě stále je, vlastníci nejen že nechtějí zajišťovat správu sami, ale ve valné většině domů nechtějí např. v rámci SVJ či malého družstva vykonávat ani funkci statutárního orgánu a přenášení toto na společnosti, které se profesionálním výkonem funkce statutárního orgánu zabývají," doplňuje Renáta Otrubová.

A jakých chyb je tedy dobré se při výběru správcovské firmy vyhnout?

• orientace pouze na cenu: levné řešení nezmámená vždy nejvhodnější řešení
• malá pečlivost při řešení rozsahu správy
• srovnávání nesrovnatelného: při poptávce správy nejsou specifikovány požadavky tak, aby byli obdržené nabídky porovnat objektivně
• neuvědomění si, že rozsah činností souvisejících s nemovitostí je mnoho a při dobré organizaci těchto činností vycházejí pro vlastníky ekonomicky nejvýhodněji správci, kteří byť za vyšší cenu zajistí komplexní servis na jednom místě.

Zdá se to jako maličkost – vést účetnictví a občas vyměnit žárovku. Záleží ovšem na velikosti bytového domu. Pokud je v domě zhruba do deseti jednotek, může majitel zvládnout správu nemovitosti sám. Ovšem pokud má dům desítky, či stovky jednotek, profesionální firma je takřka nezbytností. Nejen že ušetří čas, ale také garantuje splnění všech zákonných norem a povinností.

Zaujalo vás téma? Doporučujeme:
Jak změnit rodinný dům na bytový





Zaujalo vás téma? Doporučujeme:
Jak správně spočítat podlahovou plochu bytu?




Zaujalo vás téma? Doporučujeme:
Může sloužit nebytový prostor k bydlení?


 

Jindra Svitáková