Počty nakažených zvolna klesají a na obzoru se objevují první nadějné vakcíny. Plošný home office, který kvůli pandemii řada firem zavedla, tak nepotrvá věčně. Mnozí zaměstnanci se ale vrátí do úplně jiných kanceláří.
Ubyde v nich míst pro individuální práci a přibude prostor pro kreativní mítinky. Firmy budou častěji volit flexibilní nájmy a decentralizovat své týmy. Větší roli získají také technologie a ekologie, posílí důraz na zdraví a bezpečnost.
Představujeme deset trendů, které čekají kancelářský trh.
1. Půl týdne v kanceláři, půl doma
Pandemie výrazně urychlila zavádění home officů. Doma své zaměstnance nechávají pracovat i společnosti, které s touto formou spolupráce dosud neměly žádnou zkušenost.
„Zaměstnanci si na možnost práce z domova zvykli. Home office tak zůstane trendem i po konci pandemie. Zatím se ukazuje, že většina firem volí v průměru dva až tři dny za týden,“ říká expert na pracovní prostředí Filip Muška z realitní a poradenské společnosti CBRE.
Nizozemská pobočka firmy CBRE je příkladem kanceláří plných zeleně.
Ne každé firmě se ale home office osvědčil. Řada konzervativnějších společností se tak do kanceláří vrátí na 100 procent. Ostatně mnohé podniky už tak učinily. Podle dat sociologů z PAQ Research a společnosti Google chodili Češi na podzim fyzicky do práce častěji než během jarních opatření.
Nejrozšířenější je home office v Praze, kde ho aktuálně využívá asi polovina lidí. V dalších krajích se ale týká výrazně méně lidí.
2. Méně míst pro individuální práci
Firmy, které si během pandemie práci na dálku oblíbily a chtějí ji zavést trvale, aktuálně řeší, jak nastavit dlouhodobá pravidla pro home office. S tím souvisí i úvahy, kolik místa nechat v kancelářích.
„Ubydou místa pro individuální práci. Díky tomu, že jich bude méně, je ale šance udělat je lépe a více funkční. Mohou to být vyloženě izolované místnosti, ale i kvalitně udělaný open space s jasnými pravidly, kde se smí a nesmí telefonovat a mluvit hlučně,“ uvádí Muška.
Kanceláře budoucnosti by měly nabízet rozmanité prostory pro individuální práci i spolupráci v týmech. Na snímku je nizozemská pobočka firmy CBRE.
Zachování alespoň části prostor pro samostatnou práci je důležité i podle šéfa inovační a poradenské společnosti IdeaSense Rudolfa Čiháka. Ten připomíná, že spousta lidí během pandemie zažila situace, kdy museli kvůli zavřeným školám pracovat z domova za přítomnosti dětí. A neměli tak na práci dostatečný klid.
„Navíc ne každý má doma vhodné prostředí pro home office. Zaměstnanci by tak měli i nadále mít v prostorách firmy k dispozici místo, kde mohou bez rušení soustředěně pracovat,“ říká Čihák a dodává, že stále více lidí bude pracovní místa v kancelářích mezi sebou sdílet.
3. Více prostoru pro kreativní mítinky
Zatímco klasické pracovní stoly v kancelářích ubydou, rozšíří se prostor pro kolaborativní spolupráci. Jedna z věcí, kterou lze z home officu jen těžko zvládat, jsou kreativní workshopy.
„Pokud chcete vymýšlet nové projekty nebo inovace, potřebujete, aby spolu lidé interagovali, strávili pohromadě delší dobu a tvořili společně. Běžné porady se dají dělat i online, ale když si během nich jen v rychlosti řeknete, že příště si dáte vědět víc, tak se s kreativním procesem nikam neposunete,“ upozorňuje Čihák.
Pro tyto účely by podle něj měly sloužit workshopovací místnosti. Jde v podstatě o obdobu běžných zasedaček, ale uzpůsobenou pro delší spolupráci, která může trvat několik hodin nebo i celý den.
Na stěnách by měl být dostatečný prostor, kam je možné lepit podklady nebo psát nápady. Doprostřed je vhodné umístit více stolů, které se dají posouvat a pomáhají rozdělit větší skupinu na jednotlivé tvůrčí týmy.
4. Dostatek místa pro neformální setkávání
Podle průzkumu společnosti CBRE lidem na jaře během první vlny pandemie na home officu nejvíc chyběla socializace s kolegy. Nemohli si společně dojít na oběd nebo na kávu a tužit vztahy. Současná situace tak ukázala důležitost prostor pro neformální setkávání a komunitní život, které mají i do budoucna tvořit klíčovou součást kanceláří.
Pobočka Scott.Weber Workspace v karlínské budově Praga Studios
„Už před pandemií řada firem ve svých sídlech vytvářela útulné prostory pro odpočinek, které se podobaly obývákům a kde se lidé cítili dobře. Oblibu si získaly i prostorné terasy, kuchyňky v kavárenském stylu, nebo dokonce firemní kavárny. A tento trend do budoucna ještě posílí,“ říká Muška a dodává, že při náhodných setkáních často vznikají mimoděk i skvělé byznysové nápady.
5. Kancelář pro více generací
Nikdy v historii se na pracovišti nepotkávalo tolik generací jako nyní. I proto by firmy měly reflektovat potřeby různých věkových skupin.
Zatímco pro mladého člověka může být snadné navyknout si třeba na sdílení stolů, pro staršího zaměstnance, který byl celý život zvyklý mít své vlastní pracovní místo, může být tento přerod náročný. Zásadní je proto i správná komunikace plánovaných změn na pracovišti.
„Střetávání generací je jedním z důvodů, proč firmy stále potřebují kanceláře. Firemní kultura se buduje mimo jiné předáváním know-how a hodnot společnosti od zkušených zaměstnanců juniorům,“ popisuje Muška.
Právě služebně mladší podle něj potřebují vidět, jak se seniorní pracovníci chovají ke klientům i kolegům, a potkávat se s nimi, aby mohli čerpat jejich zkušenosti. „Mladší kolegové zase přinášejí do firmy novou energii a otevřenost novým věcem.“
6. Flexibilita jako klíč k úspěchu
Doba je rychlá a firmy se musejí umět pružně přizpůsobit aktuálnímu dění. Letošní pandemie tlak na flexibilitu v podnikání ještě posílila.
„Řada firem musela ze dne na den změnit svůj byznys model. Společnosti v extrémně krátké době uváděly na trh nové produkty. Propouštěly nebo naopak nabíraly velké množství lidí. Změna je dnes jedinou konstantou podnikání. A firmy na to musí připravit i své kanceláře,“ říká Adam Zvada, majitel sítě coworkingových a servisovaných kanceláří Scott.Weber Workspace.
Vizualizace prostor Scott.Weber Workspace v nové budově The Flow Building na pražském Václavském náměstí
Zaměstnavatelé proto podle něj stále více poptávají právě servisované kanceláře, umožňující flexibilně vypovědět nájemní smlouvu a zároveň průběžně měnit plochu pronajímaných prostor. Firmy jsou tak připravenější na náhlé a nepředvídatelné skutečnosti.
„Do budoucna očekáváme, že velké korporace zmenší své centrály a rozmístí jednotlivé týmy do servisovaných kanceláří po celém městě. Stále více firem má zájem také o takzvané rotující členství, kdy mají zaměstnanci přístup do více budov a mohou volit lokalitu podle aktuální potřeby,“ popisuje Zvada.
7. Inspirace coworkingem
Některé
korporace své týmy nechávají pracovat i v coworkingových
centrech, kde mohou načerpat inspiraci a startupovou atmosféru.
Obvyklé je to především ve světě, ale postupně se tento trend
dostává i do Česka. Další firmy se zase sdílenými kancelářemi
inspirují při zařizování vlastních sídel.
„Coworking nabízí řadu rozmanitých prostor pro nejrůznější účely od osobních i pracovních schůzek přes eventy a oslavy až po volnočasové a relaxační zóny. Tento model se v poslední době přenáší i do podoby tradičních kanceláří. Pro firmy je coworking v podstatě jednoduchý návod, jak vytvořit zaměstnancům zázemí, kde budou spokojení a produktivní,“ vysvětluje Zvada.
8. Kancelář řízená aplikacemi
Technologie v současnosti hrají významnou roli při práci z home officu. Videokonference a chatovací aplikace se staly běžnou součástí firemní komunikace. Stále více ale technologie prorůstají i do fungování kanceláří.
Pomocí aplikací si dnes zaměstnanci sami mohou například změnit teplotu, vlhkost vzduchu nebo intenzitu osvětlení v místnosti. Chytré aplikace slouží třeba i k zamluvení parkovacího místa v administrativní budově.
„Zavádíme například aplikaci, přes kterou je možné zarezervovat si pracovní místo, zasedací místnost i domlouvat se na setkání s kolegy. Umožňuje bezdotykový vstup, kdy se dovnitř dostanete pomocí naskenování QR kódu,“ líčí Zvada.
„Stejným způsobem se identifikujete i při vstupu do zasedacích místností, které samy dokážou automaticky zapnout videokonference.“
9. Bezpečné a zdravé pracoviště
Aplikace v současnosti pomáhají i předcházet šíření nákazy koronavirem. Firmy je mohou využít pro snadné plánování obsazení kanceláří, aby se na jednom místě potkávalo co nejméně lidí. Podniky také přemýšlí, jak zajistit na pracovišti dostatečné rozestupy.
„Tím, že do budoucna ubydou místa pro individuální práci, se nejspíš prostory kanceláří trochu rozvolní. Trvalou součástí pracovišť se stanou i dezinfekční prostředky u vstupů. Firmy budou také pomocí chytrých technologií více kontrolovat, kdo daný den do kanceláře přijde, aby mohly zpětně určit, kdo se s kým potkal,“ říká Filip Muška z CBRE.
Důraz na zdravé pracovní prostředí ostatně řada firem klade už delší dobu. Stále více řeší témata, jako je kvalita vzduchu, světelné podmínky, ergonomie pracovního místa nebo akustická pohoda. Čím dál větší důraz se klade také na zeleň v administrativních budovách i jejich okolí.
10. Ekologická a cirkulární kancelář
Téma zdravého pracoviště úzce souvisí i s ekologií. Trendem poslední doby jsou takzvané cirkulární kanceláře, jejichž vlastníci či nájemci se snaží co nejvíce snížit spotřebu vody a energie a množství odpadu.
„Pokud jde přímo o majitele budovy, tak mohou vytvářet komplexní projekty, jako je využití dešťové vody, umístění solárních panelů na střechu nebo třeba stavba tepelného čerpadla,“ říká Laura Mitroliosová z CIRA Advisory, která firmám radí, jak tyto principy zavádět do svého fungování.
Pobočka Scott.Weber Workspace v karlínské budově Praga Studios
Řadu možností, jak fungovat ekologicky, ale mají i nájemci kanceláří. Mohou například zvolit nábytek z recyklovaného plastu či kůrovcového dřeva nebo se zaměřit na třídění a předcházení vzniku odpadu.
„Snadný tip je třeba odstranit koše na komunální odpad od stolů jednotlivých pracovníků a motivovat je tak, aby došli až k nádobám na tříděný odpad. Stejně tak je vhodné nahradit papírové utěrky na toaletách ekologickými rychlovysoušeči,“ doporučuje Mitroliosová.
V jednom brněnském byznys centru se například ukázalo, že tyto utěrky tvoří celou třetinu veškerého odpadu. Nahrazení vysoušeči rukou přitom firmě ušetřilo přes půl milionu korun ročně. Ekologická opatření tak snižují nejen dopady na životní prostředí, ale i náklady, což pro podnikatele v dnešní složité době může být významná pomoc.
